前言

　　面对无国界的全球化竞争，企业既要承受开源的发展之重，更要面临节流的管理之困。虽说要开源节流，但为了提高公司的营运与作业流程效能，完善的电脑化作业与网络通讯接口的联机需求，已经是必不可或缺了。尤其是现今的通讯接口技术日新月异，网络与宽带技术的进步以及费用的普及化，对于一般中小企业来说正是信息化的好时机。什么是信息化呢?简单的说也就是计算机化流程，因此我们就以图一所示:企业信息化流程图一一详细讨论一般中小企业该如何规划信息化，并进一步说明信息化过程还可以带来哪些您所不知的附加价值。

　　了解内部需求

　　首先，企业内负责信息化的人员(以下简称主管人员)必须先了解公司内部各项作业流程，例如: 进销存、生产、物料、财会等以及部门与部门间各项作业流程，公司与员工之间信息的传递方式等等，再将详细的作业流程需求一一写下来，然后开始做信息化的需求评估;在评估的过程中可以依照需求的轻重缓急将信息化的过程分阶段来执行，一般来说第一阶段的信息化评估，通常着重在于改善公司内部现行的人工反复作业以及纸上作业流程，减少因人工操作疏忽所造成的损失，并且提高数据处理的时效以及正确性。另外，也可以将所有的相关资料通过各种储存媒体(例如硬盘机，光盘，磁带等等)完整而且安全的保存下来。

　　评估软件

　　再者，评估一套适合使用的软件，将是信息化成败的关键所在，当然软件是否适用有赖于买卖双方在事前对需求做充分的了解与沟通，以及事后顾问上线辅导的时程安排与人员的全力配合，让整个信息化的推动可以顺利而且快速完成。当然在上线初期会有人工与计算机作业双轨运行的情况，因而造成某些作业的重工，因此必须加以宣导如此的重工作业只是短暂性的，一旦电脑化作业顺畅以后将可节省更多的工作时间。

　　也许有人会说何必购买软件，企业为何不自行开发符合个别公司需求的软件?当然自行开发有其优点，但是这样的方式对于一般中小企业来说并不适用。因为开发软件必须具备系统分析、程序撰写等等职能的人员，甚至是由数个人员所组成的团队，专门做需求规格分析、程序撰写、问题除错、维护等工作，对于这些人员的投入与产出、时效性、风险性、正确性、后续的维护以及将来的技术更新等等，都比较不符合一般中小企业的成本效益，所以建议在做信息化软件评估的时候，还是以一般软件为主。当然局部的不适用可以经由软件公司做项目修改，如此一来就可以将这个重要的工程委托专业的软件公司处理，以达到分摊风险的目的。因此软件的选购并不建议采用个案撰写或是自行开发这两种模式。

　　清查及选购硬件设备

　　1、操作系统与硬件规格

　　除了软件选用注意事项以外，信息化规划中另一项重点即是与软件息息相关的硬件问题:一般大众的观念总认为采购最新的机种规格愈大配备愈多，这样就是选对了硬件，其实只对了一半。怎么说呢?事实上硬件机种以及规格的选用，必须配合所执行的应用软件需求规格做调整。举例来说目前最新的桌面操作系统是Windows XP，而旧有的机器都还是执行Windows 98、Windows 2000、甚至是Windows 95。若因为要使用新的软件就将全部的操作系统更新成Windows XP，如此一来就得要花上一笔操作系统版本更新费用。正确的做法应该是先了解所使用的软件可以支持什么样的操作系统以及硬件规格以后，再将目前所有的操作系统做清查与盘点，统计出需要更新或是需要重新采购的数量。同样的硬件规格也是先了解硬件基本规格需求例如:中央处理器(CPU)、内存(Memory)、硬盘(Hard Disk)剩余空间、光驱(CD-ROM)等等，再查看每一台计算机的规格为何，详细列出每一台计算机不足与不符合规格的状况及数量后，连同操作系统一并做采购，如此一来就会有比较好的议价空间。

　　2、软件版权与硬件品牌

　　在此必须额外提醒两件事情，第一点是关于操作系统与各项软件的版权问题。以往许多公司往往忽略盗版软件所造成的严重性损失，在此必须强调切勿一时的疏忽造成日后巨额的赔偿。还有许多企业主或是主管人员忽视软件授权书的保存，以致于日后软件资产交接或是盘点的时候，找不到相关的授权书，建议软件交货的时候与厂商点收清楚，并且另外备份一份以备日后不时之需。第二点是关于硬件的采购问题，建议采购具有国内或国外品牌的机器，不管在稳定性或是维修方面都比较有保障，不建议采用自行购买零件拼装的机器。因为拼装的机器在匹配性与稳定性方面都较差，会因为这样的问题造成系统执行的不稳定进而经常性当机，影响层面甚广，可能造成资料的错误，导致人员作业的重工等相关问题。

　　架构局域网络

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