德首制药行业企业应用集成解决方案

通过实施我们的制药企业应用集成系统，给管理人员最好的利器，给销售人员最好的支持，您能够：

1．有效解决发货单难以管理。
2．有效解决应收账款统计不准确。
3．财务部能够通过财务库存对仓库的实物库存进行的有效监控。
4．在复杂的销售政策下，计算机能进行销售结算，并能对结算员进行有效的控制。
5．加强销售控制能力，对各省公司、办事处和业务员的销售活动情况能够准确动态实时的反映，并能够通过互联网进行实时的查询。
6．销售政策制定的目的能够通过系统模拟运行出结果。
7．加强车间监督能力，对车间核算不只是依靠车间核算员
8．通过专为制药企业做的成本核算系统，真实的反映出每个批次的产品的成本，为企业推行全面预算管理做好准备。

目 录
1 总体概述 4
1.1 目的 4
1.1 建议方案书总体概要 4
2 上海德首软件有限公司简介 5
2.1 我们的历史 5
2.2 我们的定位 5
2.3 我们的分布 6
2.3.1 技术方面 7
2.3.2 研发工具 7
2.3.3 标准和用户界面 7
3 制药企业在管理过程中面临问题和解决方案 8
3.1 制药行业在管理过程中面临问题 8
3.1.1 发货单难以管理控制 8
3.1.2 应收账款统计不准确 8
3.1.3 财务部不能对仓库的库存监控 8
3.1.4 销售结算依靠手工，或只是部分实施电算化，对结算员的监督不够，对所结算的数据没有依据。 9
3.1.5 销售控制能力不强，对各省公司、办事处和业务员的销售情况不能准确动态实时的反应。 9
3.1.6 销售政策的制定缺乏数据支持。 9
3.1.7 车间监督能力不强，对车间核算只能依靠车间核算员。 10
3.1.8 成本核算缺管足够的方法和数据支持。 10
3.2 德首制药企业应用集成解决方案 10
3.2.1 发货单难以管理的解决方案 10
3.2.2 应收账款统计不准确的解决方案 11
3.2.3 财务部完成对仓库的库存监控的解决方案 11
3.2.4 销售结算解决方案 11
3.2.5 加强销售控制能力，对各省公司、办事处和业务员的销售活动情况准确动态实时的反应的解决方案。 12
3.2.6 销售政策的制定的数据支持解决方案 12
3.2.7 车间监督能力不强，对车间核算只能依靠车间核算员。 12
3.2.8 成本核算系统解决方案 13
4 德首制药行业企业应用集成和办公自动化解决方案 13
4.1 系统总体方案框图 14
4.2 系统总体方案说明 15
4.3 办公系统总体框架 15
5   附部分管理决策报表………………………………………………………………………………………………16  
 

1 总体概述
1.1 目的
阐述制药企业在运营过程中普遍存在的问题
提供德首制药行业企业应用集成规划的说明
提供德首制药行业办公自动化系统的说明
强调上海德首软件的技术支持和服务支持能力
提供上海德首软件的实施办法及实施计划
说明上海德首软件制药行业集成解决方案的基本思想和整体竞争优势

1.1 建议方案书总体概要
21世纪的中国制药企业是知识型和销售型的企业，必须及时掌握各种信息，所以只有具有集成性的系统才能实现制药企业全部信息的集成和处理。例如多地点、多场所经营，跨国经营，可通过INTERNET/INTRANET将不同部门、不同区域的信息集成起来，及时了解企业内部、供货渠道、市场营销、金融动态、客户需求以及竞争对手的最新信息，并进行分析处理，快速作出反应，紧跟市场变化并创造市场。
为此，制药行业决定建设具有生命力的，规范化的制药企业资源动态协调系统。我们对系统建设的原则是：必须解决企业中实际应用中的信息集成、共享的问题，系统对公司业务全面支持的问题，公司INTERNET网的充分利用问题，制药企业静态资源和动态资源的协调问题，系统对制药企业的发展问题。
基于上述的原则，上海德首软件有限公司愿意为制药行业建设一套完整的企业应用集成系统，并基于“总体规划、分步实施”的设计思想为以前的系统提供接口，而且还为业务流程重组提供了可靠的依据，制药行业可以根据自己的特殊需求选择了管理进步的方式。系统对各方面的优化和对决策的支持会使投入有数十倍、甚至更大的收益，最重要的是他帮助制药行业避免竞争中的风险，使制药行业处于该行业的领先地位。
2 上海德首软件有限公司简介
上海德首软件有限公司是领先的制药企业应用系统的软件公司。我们的经营理念是通过集成化的系统和专有技术来提高业务流程的效率。我们的制药企业应用系统是当今市场上最先进的集成系统，已经在多个制药企业中成功实施，先后吸收了西安杨森制药有限公司、扬子江药业集团、江苏苏中药业集团等国内知名制药企业的先进管理思想。该系统还包括一整套的配置和实施的工具、方法和功能模块，能够灵活的和企业现存的应用系统紧密无缝的结合在一起。通过该系统的实施能够使企业能够不断满足日益加剧的竞争市场的各种需求。
2.1 我们的历史
依托于上海德首实业有限公司,上海德首软件有限公司成立于2000年，并且很快从MRP II系统公司发展到ERP系统公司，直至今天全面集成的电子商务的企业应用系统公司。通过经验丰富的行业顾问的咨询活动，我们不仅帮助我们的客户改进其内部的业务流程，而且提高在整个供应链上的竞争优势。
2.2 我们的定位
立足 “ 专、精、强 ” ，并适时开拓新行业。公司根据系统工程师是有着丰富医药、电缆行业信息化经验的特点，立足医药、电缆两个行业及相关行业。为该行业的企业信息化工作提供解决方案或咨询工作。
2.3 我们的分布
今天，在中国，我们已有多个经验丰富的实施顾问。并且在全国多个区设立了自己销售公司及售后服务部。
我们的产品
上海德首软件提供的是一个高度集成的、专业定制的ERP系统。这是一个完全模块化的方案，她为各种相关行业的应用实施提供了极大的适用性和自由度。
所有这一切解决方案是一个通过提供优秀的、全面集成的、灵活的、开发的方案来全面关注您的业务需求。同时这也是创造互利的、成功的业务合作伙伴关系的有效保障。
竞争优势
企业应用集成系统系统其特点有：
v 功能完整
提供从销售、供应、制造、质量、技术、统计、财务、人力资源到后勤的完整解决方案。为了适应企业全方位需求，又增加了航运管理和内地报关管理两个模块。集成个人业务提醒功能、预警报告和内部邮件系统。
v 科学严密的实施方法及项目管理
以成本管理为核心，以ISO9000的质量体系管理、统计管理、物流管理和财务管理为要求和依据，建设企业核心的业务管理和应用信息系统。目前已在多家制药企业运行良好。
v 简单友好的用户界面
v 最专业的行业咨询专家
软件行业实施人员都具有多年的相关行业从事经验。在相关行业的企业工作过多年，并从事企业信息化系统的建设。
2.3.1 技术方面
德首制药企业应用集成系统，是公司在专门为制药业及分销业开发的覆盖了制药企业产、供、销及后勤整个业务活动的、功能全面的大型管理信息系统，她可以以传统的集中模式运行。
当以客户模式运行时，她的运行环境是图形化的用户界面，并可与某些应用软件集成，如：企业现存的其他应用软件、制表软件EXCEL等等。并且可以方便的和数据采集、资讯处理科技等设备进行接口,在WINDOWS的各个版本环境下运行。
2.3.2 研发工具
德首制药行业应用系统基本编程语言是powerbuilder和Microsoft .net，服务器端使用的数据库可以是Sql server和Oracle。
2.3.3 标准和用户界面
德首制药行业集成系统保证了完美和统一的界面和操作方法。我们研究过如何通过训练用户利用这些特点来节省其日常工作的时间，结果是：与大多数经典系统相比，企业应用集成系统系统所提供的这些特点能使用户节省20—60%的屏幕操作时间。
作为结论，我们认为，德首制药企业应用集成系统是目前市场上具有以下优势的唯一产品：
适合中国国情、易于维护、易于实施，实施费用较低。
各个独立的用户可以通过简易的调整以满足自己的需要，而不需任何编程工作或复杂的参数设置。
当贵公司进行组织变革或者重新调整业务流程时，能很容易并很迅速地适应。
以较低的成本就可以对系统进行增容。
这些特性保证了您可以从自己的投资中获取最大的回报。
3 制药企业在管理过程中面临问题和解决方案
3.1 制药行业在管理过程中面临问题
3.1.1 发货单难以管理控制
发货单是用来在不能确定销售发票的情况下所开的一种单据，是制药企业经常采用的一种单据，发货单通常应该在一定的周期后转为销售发票，但由于缺乏严格的监督机制，业务员会出现不开销售发票、少开销售发票、延期开销售发票等情况，而企业也会觉得发货单难以管理，觉得对发货单的管理会越来越力不从心。
3.1.2 应收账款统计不准确
由于制药企业通常采用发货单发货，又会涉及将发货单，而财务记账是以发票为准，财务统计出的应收账款只包括形成发票后的金额，而且对于发货单则无法监控。有以下公式：
应收账款 = 销售发票金额 + 开发货单未开发票金额
而多数制药企业的电算化系统只是考核到销售发票，对于企业实际应收账款则是依靠手工计算，出现差额是在所难免。
3.1.3 财务部不能对仓库的库存监控
在企业所采用的一般财务软件中，财务库存出库的核算是以销售发票的开出核算的，在制药企业，企业通常都会采用发货单发货，仓库的实物库存出库则是按照出库单（或发货单）出库，这样会导致财务库存和实物库存无法核对。实际上，财务库存和实物库存的核对有以下公式：
财务库存 = 实物库存 + 出库未开票 – 开票未出库
实际上，财务库存和实际库存的核对还应该考虑到退货(例如退货时货到票未到)、临时调拨(或借货)等情况。
3.1.4 销售结算依靠手工，或只是部分实施电算化，对结算员的监督不够，对所结算的数据没有依据。
制药企业在实现销售结算中，通常都是按药品按公司政策有所不同，部分结算还会有特别政策到医院或到业务员个人，企业对结算员在结算过程中的差错或错误都难以控制和复核。以及销售政策变动后也较难推广，需要组织各方面人员学习。政策的实施往往会推后。
另外，制药企业的结算所采用的数据和财务所采用的数据会经常变动，结算所对应的数据的应收账款和财务的应收账款会有所不同，双方会有较大的差额，由此即使结算员所算业务费是完全正确，其中还有很大一部分是错误的。根据我们的统计，通常一个亿的企业在三年左右的时候，结算和财务的应收账款的差额会在两百万以上。而随着时间和业务量的扩大，业务也在不停发生变化，该差额的对账工作将会变得难以完成。
3.1.5 销售控制能力不强，对各省公司、办事处和业务员的销售情况不能准确动态实时的反应。
企业对于业务员的发货、回款，企业不能准确、实时监督，业务员的欠款、陈欠款不能准确、实时反应，经常容易出现在业务员欠款较大时离职的现象或出现欠款过多。
省公司或区公司经理对业务员的监督不够，对业务员的监督的支持仅仅依靠每月底财务的报表，但对业务员当月的行为，具体到业务员在当月的每一笔具体业务，在管理时则缺乏实时的信息。
3.1.6 销售政策的制定缺乏数据支持。
制药企业在制定销售政策的过程中，往往会预先估算该销售政策所能带来的毛利，但对于该政策是否能实现该毛利则不能确定。
3.1.7 车间监督能力不强，对车间核算只能依靠车间核算员。
制药企业由于行业的特殊性，针对某一批次制成成品后是较难推算出实际耗用的各种原材料的量，企业管理人员和财务人员进入车间的次数也会比传统行业少得多，所以，在管理层对车间的核算和监控力度会比传统行业相对较弱。针对这种情况，就会容易出现车间材料浪费、人员工资核算混乱且难以管理的现象，如果没有很好的管理手段，车间的管理比较容易出现真空。
3.1.8 成本核算缺管足够的方法和数据支持。
如果采用标准的财务软件的进行成本核算，虽然能够算出当月每一种产品的成本，但这种成本只是一种财务意义上的成本，并不能够真实反映企业某一种产品盈利的成本，因此，在很多利润相对较小的产品，企业在制定成本过程中也会显得比较盲目，甚至于在确定销售价格后也不能确定该产品是否盈利。
3.2 德首制药企业应用集成解决方案
德首制药行业解决方案是结合了当今多家著名制药企业的管理思想和成功案例总结出来的，也是国内唯一一家完全针对制药企业开发出的制药企业应用集成系统。她有效的解决了以上提出的制药企业的各方面问题。下面我们将具体阐述我们在解决以上问题所 所使用的方法。
3.2.1 发货单难以管理的解决方案
我们在采用发货单进行发货的同时，通过系统自动记录了“开发货单未开发票”，“开发货单未出库”，“开销售发票未出库”，“出库未开销售发票”四种情况，该四种情况统称未达账，系统在台账和应收账款上详细列出该未达账所对应的金额，并且每次在发货时系统实时考核以上未达账是否超过了规定的天数。从而有效的解决了发货单难以管理的现象。

3.2.2 应收账款统计不准确的解决方案
在通过以上方法管理发货单后，企业应收账款有以下公式：
应收账款 = 销售发票金额 + 开发货单未开发票金额
但财务账面反映的应收账款：
应收账款 = 销售发票金额
所以系统应该保存一种和财务的核对机制，即能够在每月未关账后，系统自动核对财务应收账款和销售过程中形成的应收账款(该应收账款应该减去开发货单未开票的金额)的金额。通过这种月末自动核对机制，能够有效解决了企业应收账款不准的现象。
3.2.3 财务部完成对仓库的库存监控的解决方案
通过上节分析，我们得出以下公式：
财务库存 = 实物库存 + 出库未开票 – 开票未出库
德首制药企业应用集成系统能够在月末自动得出“出库未开票”和“开票未出库”数量，并且自动形成库存报表。在该报表中，确认企业财务库存和实物库存数量，用来和财务部财务软件的存货核算系统进行核对，并且在您不是采用我们的财务软件时，我们的应用集成系统也能够将财务部的各种财务软件集成至我们的系统。从而保证在财务库存和实物库存出现差额后自动核对。
3.2.4 销售结算解决方案
我们通过开放的考核结算模块，能够将结算政策自动定义到省公司、客户或个人、在形成销售发票时，其结算政策的优先级是个人或客户优先于省公司的政策，并且在结算员进行最终结算时，如果结算员不按照结算政策进行结算，改动结算后的结算金额，系统会自动要求结算主管核对，否则该笔结算业务不能发放。不能进入结算发放系统。
3.2.5 加强销售控制能力，对各省公司、办事处和业务员的销售活动情况准确动态实时的反应的解决方案。
系统在对每笔发货时，如果该业务员存在陈欠款或欠款额度超过信用度，则要求该发货单进行审核，否则无法打印该发货单，且在进行结算时，系统自动提示该业务员存在陈欠款或欠款额度较大，会提示结算员进行扣款行为。从而保证企业资金的正常回笼，避免业务员欠款额过大的现象。
对于区公司经理和省公司经理，系统会按照各自所管公司给予相应账号，能够通过互联网实时查询所管公司的销售、回笼、欠款、未达账、结算情况，从而能够通过该系统给销售经理以最好的支持和管理工具。
3.2.6 销售政策的制定的数据支持解决方案
我们的制药企业应用系统解决方案能够给企业提供一种销售政策模拟运行的解决方法，能够将企业当年或前年的销售数据通过新的销售政策进行模拟计算，用计算结果和当年或前年的结算数据进行对比，从而确定企业该销售政策可以带来的毛利。使企业在制定销售政策的过程中变得有数据支持。
3.2.7 车间监督能力不强，对车间核算只能依靠车间核算员。
通过我们的系统，能够将每月的排产按每批安排到天，并且每天由生产部计划员进行车间指令的安排，车间根据该指令进行领料，并且领料可以控制在一定的范围内，如果超过该范围，由要求审核，从而有效的控制了每批药品的领料额度，而不是在总量上对车间进行控制或只是进行月末核算
系统要求记录每天的工时和车间设备的机时，根据企业的规则，系统能够找出异常数据，避免车间考勤等方面的随意性，该记录也为成本管理系统和工资核算系统提供了依据。为企业进行全面核算提供了有效了保证。
另外，我们认为，不存在任何一种通用的排产方法能够完全适合企业，只有按照企业实际情况定制的排产系统才最有可能适合企业。为企业每月生产计划和采购管理提供最有效的保障。
3.2.8 成本核算系统解决方案
系统的成本核算系统是完全根据制药企业开发的，是制药行业专属的成本核算系统，在通过生产系统保证GMP要求的前提下，能够具体核算到每种药品的每个批次，通过和生产系统的交叉管理，保证每个批次的成本核算的正确、合理。对企业每个批次的成本控制都提供了追溯能力。从而保证企业的总体成本。

(以下为某企业个案)
4 德首制药行业企业应用集成和办公自动化解决方案
通过和制药企业相关人员的初步沟通，企业的目的是在现有系统的基础上建立一套企业应用集成的平台，通过该平台实现销售管理软件、财务管理软件的集成，并在该平台建成的基础上实施办公自动化系统(OA)，能够基本实现无纸化办公。并在该平台的基础上实现拓展出以下功能：
v 加强发货单管理。
v 加强应收账款管理。
v 加强库存监督管理。
v 实现销售结算管理。
v 加强销售控制能力，对各省公司、办事处和业务员的销售活动情况能够准确动态实时的反应，销售公司经理能够通过网络实时查询各种销售数据。
v 能够实行销售政策的制定的模拟运行、分析。
v 完成办公自动化系统的实施，实现无纸化办公。
v 完成办公自动化系统和企业应用平台的集成。

基于上述的原则，上海德首软件有限公司为制药企业建设一套完整的企业应用集成系统，并基于“总体规划、分步实施”的设计思想为之前和以后的系统提供接口，该制药企业可以根据自己的特殊需求选择管理进步的方式。系统对各方面的优化和对决策的支持会使投入有数十倍、甚至更大的收益，最重要的是她帮助制药企业避免竞争中的风险，使该制药企业处于该行业的领先地位。
4.1 系统总体方案框图

ERP/UploadFiles_5800/200601/20060113111711473.jpg" width=496 onload=javascript:resizepic(this) border=0>

 4.2 系统总体方案说明
系统传入原销售系统的单据（发货单、销售发票 等）进入企业应用集成系统，通过相应的发货单和应收账款控制系统、库存控制系统、销售结算系统、销售控制系统、销售政策数据支持系统，并将销售发票处理成适合财务系统接收的单据，将该单据传入财务系统，并且在企业应用集成平台中有相关的核对机制，保证以上数据的准确。能够实现各系统之间的无缝嵌入。最后通过办公自动化系统完成各种数据的显示，将办公自动化系统和该企业应用集成系统整合在一起。
通过实施该系统，能够达到将快速、正确的数据提供给企业领导人，使其及时作出决策，并有效的对下属部门的工作进行监督。形成可输出报表，可提供给不同的管理层次进行分析、考核，以及时调整决策。
4.3 办公系统总体框架

ERP/UploadFiles_5800/200601/20060113111901973.jpg" width=512 onload=javascript:resizepic(this) border=0>
通过该系统的实施，期望能实现下列目标：
u 提供清晰的流程管理、确保计算机信息数据的准确与迅速传递，能够实现灵活、方便的信息数据查询、统计、打印和存储功能；
u 利用先进的计算机网络技术手段、实现信息资源的安全共享；
u 符合安全保密的要求、具有简明的安全机制；
u 充分考虑个性化的办公需求、可实现办公流程的自定义；
u 界面友好、操作简单、稳定可靠；
u 便于维护、具有灵活的扩展功能。

5.  该系统能形成可输出报表100多份，提供给不同的管理层次进行分析、考核，以
及时调整决策。