ERP软件与财务软件接口方式的讨论

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ERP软件与财务软件接口方式的讨论

中国ERP大全(www.erpxp.com) 作者：赵常记 ERP技术来源：计算机世界网点击数：更新时间：2004-7-27
当前也许在许多国内的小公司甚至大的公司在信息化的征途中也许都会碰到软件集成的问题，因为大家都期望的软件统一、平台统一似乎越是在大的公司越是难以实现，比如大家都熟悉的联想、华为等都存在多种软件并存的问题。随而出现的各种专门提供接口的供应商报价之高又令大家不敢轻易决断。是否有部分简易接口方式能够初步满足我们当前的使用需求呢，下面我就简述一个国外ERP和国内财务软件的接口方案与大家共享。　　也许你会问，一个国外ERP本身已经具备完善而严谨的财务模块，为什么还要与国内财务软件作接口或数据传递呢？这也是我首先要阐明的一个问题，国外ERP的成本管理蕴含着西方管理会计的内容，而财务模块也使很多中国的财务人员不适应，举一个简单的功能来说，国内财务软件都又"反过帐"、"预过帐"等功能，而这些在国外ERP的财务模块中都是不存在，但其优秀的物流和成本管理等是目前国内ERP软件所缺乏的。但是在此我们就不讨论二者的优劣或管理水平思想观念之类的话了，下面我就二者集成的几种方案谈谈我的看法并就一个已经实现的实例做简单刨析。　　一、集成方案分析　　物流与资金流本是密不可分的，在企业的生产、经营过程中的任何活动都有相应的成本费用或收益生成，同时产生相应的各种单据为凭据。ERP物料系统在生产经营的各个环节都能够提供原始凭证明细，如果能够经过分类汇总，以某种便利的方式提供给财务软件，以方便其进行帐务处理也就达到了基本集成的目的。下面就介绍三种可能的接口方式：　　方案一：传递凭单　　1.系统总体应用模式（图）　　　　　这种方案是：物流系统使用ERP系统，财务处理使用普通财务软件。　　这样的做法基本上避免了两个软件各自的"缺点"，使它们各自的优点得到了充分的应用，因为ERP系统截去财务部分，仍不失为一个完美的物流和成本管理系统，而普通财务软件本来就是手工做帐，传递凭单对其现有的功能没有任何影响。　　接口功能简述：　　日常订单管理、采购管理、存货管理、生产管理、成本核算等使用ERP系统进行处理，而往来帐、总帐、报表等可以用普通财务软件进行处理，但有一点是计划人员和财务人员之间必须加强配合，使用计算机自动传递凭单和数据。　　数据接口简述：　　存货：依据普通财务系统的需求，ERP系统每月输出相关报表，然后，根据这些报表在普通财务系统做出相应手工凭证；　　生产成本：ERP系统中车间日记帐时实的传递给普通财务系统；　　应付帐款：供应商到票后，在ERP系统中处理暂估，同时生成凭单，把生成凭单时实的传递给普通财务系统，然后在普通财务系统进行审核和追加必要的参考信息，同时ERP系统随时可以输出供应商暂估明细和汇总数；　　应收帐款：订单发货后，对客户开票或生成借项、贷项通知单，把生成的发票及借项、贷项通知单时实的传递给普通财务系统，然后在普通财务系统进行审核和追加必要的参考信息，同时ERP系统随时可以输出客户未开票报告；　　数据一致性：　　（1）.ERP系统添加供应商、客户的同时，把供应商、客户信息时实的复制到普通财务系统中；　　（2）. ERP系统在向普通财务系统传递凭单时，检索对应的供应商或客户的信息，若无此供应商或客户，复制该供应商或客户到普通系统中；　　（3）. 普通财务系统中添加其他类型的供应商、客户时，把供应商、客户信息时实的复制到ERP系统中；　　（4）. 普通系统中添加会计科目时，同时复制到ERP系统会计科目表中。　　2.接口目标　　ERP处理：存货、生产成本、暂估等　　普通财务系统处理：总帐、往来帐等，存货和生产成本在此只有汇总数据　　3.基础数据接口方式　　　　4.优点与缺点　　优点：　　◆ 物流与资金流运行同步、数量一致、帐务细化　　◆ 财务人员基本不进行ERP应用操作　　◆ 帐务处理方式不变；　　◆ 节省部分输入凭证的时间　　◆ 对计划人员有了监督功能　　◆ 技术实现简单可行　　缺点：　　◆ 维护基础数据一致较为困难　　　方案二：传递凭证　　1．系统总体应用模式（图）　　　　这种方案是：物流系统和财务系统的应收应付都使用ERP系统，总帐管理、借款管理、财务结转和财务报表等使用普通财务软件。　　这样的做法上保持了ERP物流系统的完整性，基本上保持了财务部分的主要功能，物流和资金流严格同步和统一，报表和总帐则使用普通财务软件。　　每月月末，把ERP的所有相关日记帐自动传递给普通财务软件，这样ERP系统和普通财务软件都有完整的应收应付明细帐，但每月应收应付的初始凭证的生成或调整必须在ERP系统中进行，也就是说在进行总帐处理之前，应收应付凭证以ERP系统为准，如果要查某个供应商或客户的往来明细，两个系统都可进行查找，比较方便；另外， ERP系统中总帐将不完整，而普通财务软件存有完整的财务数据，日常事务（应收应付之外）管理主要使用普通财务软件。同上方案一样，计划人员和财务人员之间必须加强配合，使用计算机自动传递凭单和数据。　　数据接口简述　　　存货、生产成本：采购日记帐、库存日记帐、车间日记帐、订单日记帐每月进行一次压缩后，传递给普通财务系统；　　应付帐款：所有的应付、付款、预付业务在ERP系统中进行操作，月末将供应商应付、付款明细传递给普通财务系统; ERP系统有完整的应付明细帐，总帐不完整，而普通财务系统中也有完整的应付明细帐和总帐；　　应收帐款：所有的应收、收款、预收业务在ERP系统中进行操作，月末将客户应收、收款明细传递给普通财务系统; ERP系统有完整的应收明细帐，总帐不完整，而普通财务系统中也有完整的应收明细帐和总帐；　　数据一致性：　　（1）.ERP系统添加供应商、客户的同时，把供应商、客户信息时实的复制到普通系统中；　　（2）. ERP系统在向普通系统传递往来凭证时，检索对应的供应商或客户的信息，若无此供应商或客户，复制该供应商或客户到普通系统中；　　（3）.普通系统中添加其他类型的供应商、客户时，把供应商、客户信息时实的复制到ERP系统中; 　　（4）. 普通系统中添加会计科目时，同时复制到ERP系统会计科目表中。　　2．接口目标　　ERP处理：存货、生产成本、暂估、往来帐等　　普通处理：所有财务数据　　　　3．基础数据接口方式　　4．优点与缺点　　优点：　　◆ 物流与资金流运行同步、数量一致、帐务细化　　◆ 查账方便　　◆ 普通系统中有完整准确的财务数据　　◆ 对计划人员有了监督功能　　◆ 结转、反接转方便　　缺点：　　◆ 财务人员进行ERP应用操作; 　　◆ 应收冲应付必须引用过渡科目　　◆ 不能反过帐；　　◆ 部分科目数据两分，只有月末传递数据以后才能直接查看发生数和余额　　◆ 技术实现比较复杂。　　方案三：同时使用（不做接口程序）　　1．系统总体应用模式（图）　　　　这种方案是：物流系统（包括成本管理）使用ERP系统，财务处理使用普通财务软件。这样的做法基本上避免了两个软件各自的"缺点"，使它们各自的优点得到了充分的应用，因为ERP系统截去财务部分，仍不失为一个完美的物流和成本管理系统，而普通财务软件系统不受任何影响，财务人员业务方式不变，工作模式不变。也就是说，日常订单管理、采购管理、存货管理、生产管理、成本核算等使用ERP系统进行处理，只是每月月底，计划人员和仓库人员可以依靠ERP系统给财务部门提供比以往更可靠和可信的做帐依据。　　2．接口目标　　ERP处理：存货、生产成本、暂估等　　普通处理：除存货、生产成本、暂估以外的所有财务数据　　3．数据接口简述　　存货、生产成本等：依据普通财务系统的需求，ERP系统每月输出相关报表，然后，根据这些报表或汇总数据在普通财务系统做出相应手工凭证；　　4．优点与缺点　　优点：　　◆ 财务人员不作ERP应用操作；　　◆ 帐务处理方式未发生变化；　　◆ 物流管理得到了优化　　◆ 不用开发程序　　缺点：　　◆ 物流与资金流的不统一　　◆ 财务部分数据不严格　　◆ ERP部分帐务不能冲销　　◆ 所有凭证都必须手工录入普通　　　问题综述：　　不论那一种方案，我们都会面对一个共同的业务问题（只用ERP或只用普通也会存在同样的问题）：原来，计划人员或仓库管理人员在完成某个业务以后，手工记录且手工传递做帐凭据到财务部门，他们之间的"接口"是松散的或不严格的，换句话说，原来这部分工作的管理是不细的或者说是粗放的，所以财务部门也就无法采取优质的算法精确计算物料成本精确核算成品成本。　　要把"手工传递做帐凭据"转变为"计算机自动传递做帐凭据"不仅仅是程序或软件的问题，也有"业务方式转变"的问题，计划人员必须及时提供相对标准的数据让计算机传递给财务部门，便于财务部门做帐；而财务部门必须及时以合适的方式准确核对和修改计算机自动生成的凭证，两方必须协调一致的进行工作。所以要达到帐务的细化和管理水平上的提高，恰当进行部分业务方式的转变将是必须的。　　如果这个问题处理不得当，再好的接口都将不能使用，这将是解决接口问题中必须注意的一个问题　　附：1
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