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信息分类编码（Information Classifying and Coding）是标准化的一个领域，已发展成了一门学科，有自身的研究对象、研究内容和研究方法。在现代社会中，信息分类和编码是提高劳动生产率和科学管理水平的重要方法。美国新兴管理学的开创者莫里斯L· 库克（Morris L· Cooker）说："只有当我们学会了分类和编码，做好简化和标准化工作，才会出现任何真正的科学的管理"。在信息化时代，信息的标准化工作越来越重要，没有标准化就没有信息化，信息分类编码标准是信息标准中的最基础的标准。
信息分类就是根据信息内容的属性或特征，将信息按一定的原则和方法进行区分和归类，并建立起一定的分类系统和排列顺序，以便管理和使用信息。信息编码就是在信息分类的基础上，将信息对象（编码对象）赋于有一定规律性的、易于计算机和人识别与处理的符号。具有分类编码意义的数据元素是最重要的一类数据元素。应遵照《国家经济信息系统设计与应用标准化规范》和《标准化工作导则：信息分类编码编制的基本原理和方法》（国家标准GB7026-86）关于信息分类编码的规定，按照"国际/国家标准—行业标准—企业标准"的顺序原则，引用或建立企业的信息分类编码标准。
在信息比较单纯、分类很少的情况下，没有编码也许无关紧要，但在基础数据量日益增大、分类烦多时，信息编码工作就显得格外重要了。此时，基础数据的业务处理流程极为频紧，而凭借对信息的编码，能使各部门提高效率，各种资料传递迅速、意见沟通更加容易。
中国石油近年将信息化工作作为重点建设的领域，根据业务需要陆续为各个单位上马了财务系统、零售管理系统、购销存系统，正在考虑的还有成品油物流配送系统、调运管理系统、营销系统、客户关系管理系统等，如果没有规定统一的基础信息编码，在以后的系统整合时将面临巨大的困难，使用统一的基础编码能够达到：
Ø 增强资料的正确性
在中国石油的成品油运销过程中油品的申请、调运、入库、化验、结帐、盘点、出库、移库、批发等一切活动均可以有编码可以查核，因此数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。
Ø 提高管理工作效率
以信息编码代替文字的记述，业务管理更加简便省事，效率因此提高。
Ø 利于计算机的管理
物料管理在信息编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。
Ø 降低库存、降低成本
编码有利于库存量的控制，同时利于呆帐的防止，并提高各级业务管理部门的工作效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。
Ø 防止舞弊事件之发生
油品一经编码，进出帐记录正确而迅速，储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。
Ø 便于设备领用
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。
Ø 便于压缩物料的品种、规格
对物料进行编码时，可以对某些性能相近或者相同的物料进行统一、合并和简化，压缩物料的品种、规格。
第1节 信息编码的原则
信息编码必须合乎编码的原则，合理的基础信息编码，必须具备下列基本原则：
² 简单性
² 分类展开性
² 完整性
² 单一性
² 一贯性
² 可伸缩性
² 组织性
² 适应电脑管理
² 充足性
² 易记性
一、 简单性
编码的目的在于化繁为简，便于管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因此信息编码在应用文字元号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。
物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。
二、 分类展开性
物料复杂，信息编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进制，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进制，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。
需要分类的
项目
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第一种分类方法
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第二类分类方法
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第三类分类方法
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1
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1
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11
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0
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01
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01
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2
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12
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02
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02
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3
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13
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03
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03
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4
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14
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1
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1
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04
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5
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15
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2
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21
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05
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6
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16
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22
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06
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7
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2
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21
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23
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07
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8
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22
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3
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3
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08
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9
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23
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4
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41
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09
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10
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24
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42
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10
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11
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25
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43
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11
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12
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26
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5
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5
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12
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13
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3
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31
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6
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61
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13
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14
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32
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62
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14
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15
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33
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63
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15
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16
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34
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7
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7
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16
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17
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35
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8
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8
|
17
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18
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36
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9
|
9
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18
| （表一）
三、 完整性
在信息编码时，所有的物料都应有信息编码可归，这样信息编码才能完整。若有些物料找不到赋予之信息编码，则很显然信息编码缺乏完整性。
新产品新物料的产生容易破坏信息编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的信息编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没信息编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少信息编码，即应请采购部门补填信息编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保信息编码的完整性。
四、 单一性
信息编码的单一性是指一个信息编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个信息编码，而绝无一个物料有数个信息编码，或一个信息编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的信息编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。
五、 一贯性
信息编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。
六、 伸缩性
物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以信息编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。
七、 组织性
信息编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从信息编码查知某项物料帐卡或数据。信息编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。
八、 适应电脑管理
电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其它符号，如‘#'、‘-'、‘*'等。
九、 充足性
信息编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别信息编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。
十、 易记性
在不影响上述九项原则之下，信息编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的信息编码，仍不失为优秀的信息编码。
第2节 信息编码的方法
目前工商企业所采用的物科编码方法，主要有下列几种：
1) 阿拉伯数字法
2) 英文字母法
3) 暗示法
4) 混合法
一、 阿拉伯数字法
阿拉伯数字法，是以阿拉伯数字作为信息编码的工具，采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解，只是需另外准备物料项目与数字的对照表，又要记忆对照项目，因此有关人员必须经过一段时间的训练与适应才能运用自如。以阿拉伯数字做信息编码的，较常见的有下列几种：
² 连续数字编码法
² 分级式数字编码法
² 区段数字编码法
² 国际十进制分类法
1) 连续数字编码法
连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列，然后自1号起依顺序编排流水号。这种信息编码方法可做到一料一号，只是顺序编码除显示编码时间的先后，往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内，例如： 1078为3/8"×3/4"之六角铁制带帽螺栓，而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8" ×1",其信息编码无法插入（因过去没有库存或采用这种物料，故无编码），故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一起，现在信息编码相距如此遥远，在物料管理、仓储管理上很不方便。
2) 分级式数字编码法
分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如此已继续进行下去。在分级式数字编码法中，任一物料项目只有一个信息编码。
表二为三种属性的阶级式数字编码法，共可组成36个（3×4×3）编码，这种方法的优点一方面显示编码的规律性，一方面达到一物料项目仅有一编码的目标，其缺点是无用空号太多，一方面显得浪费累赘，另一方面常导致信息编码位数不够用。
来 源
（大类）
|
材 料
（中类）
|
用 途
（小类）
|
1 = 自制
|
1 = 非铁金属
|
1 = 零部件
|
2 = 外购
|
2 = 钢铁
|
2 = 包装用料
|
3 = 委外加工
|
3 = 木材
|
3 = 办公用品
|
|
4 = 化学品
|
| （表二）
3) 区段数字编码法
区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少，而仍能达到信息编码的目的。例如有64项，分为5大类，其情形如下：
A类
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12项
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B类
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10项
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C类
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17项
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D类
|
15项
|
E类
|
10项
|
合计
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64项
| （表三）
上述情形，如用阶级式数字编码法必须3位数，但如改为区段数字编码则仅需二位数即可，其情形如下：
类别
|
分配编码
|
剩余备用编码
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A类
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12项（01-20）
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8项
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B类
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10项（21-37）
|
7项
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C类
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17项（38-61）
|
7项
|
D类
|
15项（62-83）
|
7项
|
E类
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10项（84-99）
|
6项
| （表四）
4) 国际十进分类（U. D. C. ）
这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创，其方法新颖而独到，可以无限制展开，颇受欧洲大陆各国的重视。1895年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础，作更进一步发展，其后经众多数学专家的确究与发展，最后完成所谓国际十进制分类法（Universal Decimal Classification），目前已有许多国家采用为国家规格。
所谓国际十进制分类法是将所有物料分类为十大类，分别以0至9之数字代表之，然后每大类物料再划分为十个中类，再以0至9之数字为代表，如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。其情形如下：
6 应用科学
62． 工业技术
621． 机械的工业技术
621．8 动力传动
621．88 挟具
621．882． 螺丝、螺帽
621．882．2 各种小螺丝
621．882．21 金属用小螺丝
621．882．215 丸螺丝
621．682．215.3 平螺丝
采用国际十进分类的信息编码，如编码编至三位数字之后仍须继续延长时时，即应加以"."符号以表示划分，国际十进分类法可无限展开，任何新物料之产生均可插入原有信息编码之系统而不混淆原有之信息编码系统，国际十进分类法所能运用之符号只有十个（0-9），故使编码趋长而又无暗示作用，实在美中不足。
二、 英文字母法
是以英文字母作为信息编码工具的信息编码法。英文字母中I、O、Q、Z 等字与阿拉伯数字1、0、9、2等容易混淆，故多废弃不用，除此之外，尚有23个字母可利用。如以A代表金属材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表铁金属，以AB代表铜金属......，英文字母在我国已经相当普遍，是可用的信息编码方法。
三、 暗示法
暗示编码法是指信息编码代表物料的意义，可自编码本身联想出来。暗示编码法又可分为：
² 字母暗示法
² 数字暗示法
1) 英文字母暗示法：
从物料的英文字母当中，择取重要且有代表性的一个或数个英文字母（通常取主要文字的第一个字母）做为编码的号码，使阅读信息编码者可以从中想象到英文字文字，进而从暗示中得知该物料为何物。
2) 数字暗示法：
直接以物料的数字为信息编码的号码，或将物料的数字依一固定规则而转换成信息编码的号码，信息编码的阅读者可从信息编码数字的暗示中得悉该物料为何物。
四、 混合法
混合法信息编码系联合使用英文字母与阿拉伯数字来作信息编码，而多以英文字母代表物料之类别或名称，其后再用十进制元或其它方式编阿拉伯数字号码。这种信息编码方法较十进制元采用符号较多，故有不少企业乐于采用此种方法。
一、 灵活地解决信息编码的修改问题
信息编码原则上不允许修改，但由于各种原因，如：制定信息编码原则时预留范围不够，需要扩充；新信息编码时物料的类别分配错误；随着企业的发展，使用信息类型的变化，原来的编码原则需要更改或细分等。当这些事情发生时都需要对现有的信息编码进行修改，否则物料的编码原则将失效。
综上所述，信息编码的修改在很多情况下是因为信息类别变化引起的，信息编码中所携带的物料类别信息越多，则信息编码越需要频繁地修改。
二、 物料分类更加灵活、细致
信息类别管理采用分级管理，用户可根据需要设置物料类别及细分类别，原则上对级次不限制。用户可以根据需要随时调整物料的类别，达到统计、分析的目的。
三、 使用技巧
如果完全按照顺序号进行信息编码，虽然编码简短，但不容易记忆，如果编码中携带了物料的类别信息，则不易修改。一般地，根据企业的具体情况，采用二者结合的方法。有以下原则可参考：
当物料种类比较少时，如1000种以下，可较多地携带类别信息
如： 600型扫描仪，编码为SCAN600
1200型扫描仪，编码为SCAN1200
PⅡ300Mhz处理器，编码为P2CPU300
PHILIPS显示器，编码为CP001（CP表示电脑部件）
IBM显示器，编码为CP002（CP表示电脑部件）
当物料的种类较多时，如5000种以上，可不携带或少携带类别信息
如： 3/8" x 3/4"六角铁制螺栓带帽，编码为：5872
3/8" x 1"六角铁制螺栓带帽，编码为：5873
1/2" x 1"六角铁制螺栓带帽，编码为：5874
毛衣（红色）：3002R (用R表示红色)
毛衣（黄色）：3002Y (用Y表示红色)
记住毛衣为3002，可联想出红色3002R，绿色3002G......
将来可能会变动的物料类别信息或物料属性最好不要将其作为信息编码的一部分，而将其放在物料的类别信息中。
如果用户目前已经存在旧的信息编码，而且所有人员已经熟悉，不到万不得已，最好不要修改，继续沿用以前的代码，可减少许多工作量。 |
